Организация и ведение системы документации

В предшествующих разделах уже говорилось о важности систематизации, формы представления и способа хранения документации предпринимателем. В этом разделе эта тема будет рассмотрена подробнее.

Как и везде в пределах этого курса, даваемые рекомендации не претендуют на исчерпывающий характер или обязательность. Однако, их использование позволяет резко сократить затраты времени и труда, а предприниматель, впервые приступающий к организации своего бизнеса, может использовать их, как правило, без всяких изменений.

Всю Вашу документацию целесообразно вести в виде фиксированного перечня «дел». Каждое из них собирается в папке-скоросшивателе (кроме «Книги учета доходов и расходов» при ведении ее в рукописном виде, которая должна быть прошнурована), что позволяет легко вносить в «дело» новые документы. Приводим перечень «дел», которыми можно ограничиться на первый период деятельности.

  1. Учредительные документы и их копии, в том числе нотариально заверенные (регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на налоговый учет, извещения о постановке на учет в Фонды в качестве ИП и работодателя)
  2. Кассовые документы (первичные документы, полученные и выданные при наличных расчетах)
  3. Кассовая книга
  4. Документы банка (выписки банка с приложенными к ним документами)
  5. Документы налоговой отчетности, в том числе вся переписка
  6. Отчеты перед фондами страхования (в том числе документация системы персонифицированного учета ПФ)
  7. Договора с работниками
  8. Договора с заказчиками (клиентами)
  9. Договора с исполнителями (поставщиками)
  10. Переписка
  11. Необработанные документы
  12. Книга учета доходов и расходов

Содержание соответствующей документации было рассмотрено ранее. В этих папках должна храниться вся текущая документация. Цикл текущей работы совпадает с календарным годом. Однако предприниматель должен хранить документацию, необходимую для проверки правильности исчисления налогов и взносов, и соответствующую отчетную документацию не менее 4 – 6 лет, а важнейшая документация (подтверждение имущественных прав, протоколы испытания собственной продукции, переписка с налоговыми органами и т.д.) необходимо хранить, практически, вечно. Хранение такой документации организуется в архиве.

Документация с ограниченным (четырех- или шестилетним) сроком хранения после завершения года объединяется в несколько папок - скоросшивателей, каждая из которых содержит родственные «дела». Документация бессрочного хранения хранится отдельно, накапливаясь в конкретном «деле»  (например, «Имущественные права») из года в год. Самые важные документы желательно хранить в разных местах  в копиях. В необходимых случаях, эти копии должны быть заверены нотариально. Это, в частности, касается имущественных прав.

Следует проявлять особую осторожность в том случае, если Вы производите продукцию, которая может представлять опасность здоровью людей или быть причиной имущественного ущерба. В этом случае сертификаты соответствия, протоколы испытаний, данные лабораторных анализов, заключения специалистов или организаций  и т.д. тоже следует хранить достаточно долго. Во многих конфликтных ситуациях наличие такого архива может сослужить Вам хорошую службу.

< Предыдущаявернутся к списку материаловСледующая >